Gebruikersvoorwaarden en privacyverklaring

Publicatiedatum: 11/03/2024

1. Algemeen

Het aanmeldingssysteem is een digitale toepassing die het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AGODI) liet ontwikkelen en ter beschikking stelt van initiatiefnemers voor het aanmelden van leerlingen voorafgaand aan hun inschrijving in een school. Het aanmeldingssysteem zal de voorkeuren van leerlingen voorafgaand aan het inschrijven registreren.

De initiatiefnemer van de aanmelding zal het aanmeldingssysteem zelf instellen en beheren. De initiatiefnemer zal worden aangeduid door de deelnemende schoolbesturen. 

Het doel van het aanmeldingssysteem is om elk kind toe te wijzen aan de school van zijn/haar hoogste keuze waarvoor het kind (door het aanmeldingssysteem) gunstig geordend is. 

Na afsluit van de aanmeldingsperiode krijgt de aanmelder een e-mail  met het resultaat van de aanmelding, op basis waarvan ze het kind kunnen inschrijven tijdens de inschrijvingsperiode voor aangemelde kinderen. 

Indien de aanmelder geen e-mailadres opgeeft, dan ontvangt de aanmelder een bericht via de post.

AGODI en de schoolbesturen raden de gebruiker aan om deze gebruiksvoorwaarden en het toepasselijke beleid op vlak van gegevensverwerking en gegevensbescherming aandachtig te lezen vooraleer het gebruik van de toepassing verder te zetten.

2. Gebruikersvoorwaarden

De gebruiker van het aanmeldingssysteem aanvaardt automatisch, onherroepelijk en onvoorwaardelijk deze gebruiksvoorwaarden, evenals het beleid op vlak van gegevensverwerking en gegevensbescherming.

2.1. Bekwaamheid van gebruiker en ouderlijk gezag

Door het aanmeldingssysteem te gebruiken, verklaart de gebruiker dat hij/zij, conform het Belgisch burgerlijk recht, bekwaam is om zijn/haar rechten uit te oefenen of – indien minderjarig – dat hij/zij voorafgaande geldige toestemming heeft verkregen van ouder(s) of wettelijke vertegenwoordigers om gebonden te zijn aan deze gebruiks- en privacy voorwaarden.

De beslissingen over een minderjarige worden steeds genomen door de personen die het ouderlijk gezag uitoefenen (zie omzendbrief betreffende ouderlijk gezag in het onderwijs met nummer NO/2005/01 ). Wanneer iemand een minderjarige wil aanmelden, heeft deze persoon steeds toestemming nodig van degene die het ouderlijk gezag uitoefent.

2.2. Oneigenlijk gebruik en juistheid van de gegevens

De gebruiker is verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens die geregistreerd worden in het aanmeldingssysteem.

De gebruiker maakt geen oneigenlijk gebruik van het aanmeldingssysteem. Onder oneigenlijk gebruik wordt onder andere verstaan: 

● het gebruik van het aanmeldingssysteem volgens hem/haar niet toegekende rechten; 

● het opzettelijk invoeren van foutieve gegevens - De persoon die het ouderlijk gezag uitoefent is verantwoordelijk voor het correct en volledig invullen van de gevraagde gegevens in de applicatie. Wanneer nadien blijkt dat een leerling een toewijzing heeft gekregen op basis van verkeerde of onvolledige informatie, kan de leerling zijn recht op inschrijving verliezen;

● het meermaals aanmelden van een leerling;

● het ongeoorloofd verspreiden van gegevens van andere gebruikers. 

Bij oneigenlijk gebruik zullen de nodige juridische stappen worden ondernomen. 

2.3. Aanmelden via de toepassing en geheimhouding van aanmeldgegevens

Aanmelden gebeurt bij voorkeur via het toegangsbeheer van de Vlaamse Overheid. Maar het is ook mogelijk om aan te loggen via gebruikersnaam en paswoord.

Elke gebruiker dient zorgvuldig om te gaan met zijn gebruikersnaam en paswoord en is tot geheimhouding ervan gehouden. Indien een gebruiker kennis heeft van verlies van een gebruikersnaam of paswoord of van elk ongeoorloofd gebruik door derden van een gebruikersnaam of paswoord, of een dergelijk verlies of ongeoorloofd gebruik vermoedt, neemt hij onmiddellijk alle nodige maatregelen. 

Elke gebruiker blijft aansprakelijk voor alle, rechtstreekse of onrechtstreekse, schade ontstaan door het, al dan niet geoorloofd, gebruik van zijn gebruikersnaam of paswoord dat heeft plaatsgevonden vóór het tijdstip waarop de gebruikersnaam en het paswoord geïnactiveerd werden.

2.4. Kosten voor gebruik van het systeem

Voor het gebruik van het aanmeldingssysteem is de gebruiker op geen enkel moment een vergoeding verschuldigd.

2.5. Meer info nodig?

Bij vragen over (het gebruik van) de toepassing kan de gebruiker terecht bij de helpdesk via helpdesk@scholennoorderkempen.be of +32 489 72 57 00.

Openingstijden helpdesk:

■ week van 25 maart tot 29 maart: tijdens de schooluren: 09u00 - 16u00

■ weken van 30 maart tot 14 april (paasvakantie): telefonisch niet bereikbaar. E-mails worden afgehandeld in de eerste dagen na de vakantie

■ week van 15 april tot 19 april: tijdens de schooluren: 09u00 - 16u00

2.6. Een klacht?

Voor klachten en vaststellingen over technische fouten en zuiver materiële vergissingen voor of na de definitieve toewijzingen kan de gebruiker contact opnemen met de ombudsdienst inschrijvingen via ombudsdienst@scholennoorderkempen.be.

Daarnaast kan de gebruiker en andere belanghebbenden een klacht indienen bij de Commissie inzake Leerlingenrechten bij niet akkoord van een weigering op basis van bereikte capaciteit.

https://onderwijs.vlaanderen.be/nl/directies-en-administraties/organisatie-en-beheer/commissie-inzake-leerlingenrechten/commissie-inzake-leerlingenrechten-hoe-dien-je-een-klacht-in

3. Privacyverklaring 

In deze verklaring vindt u hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken en gebruiken wanneer u gebruik maakt van de toepassing. 

We nemen uw rechten bij gegevensverwerking ernstig en verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met de bepalingen zoals die zijn voorgeschreven door de AVG, desgevallend aangevuld door federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming bij de verwerking van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring trachten we uw vragen met betrekking tot de gegevensverwerking in het kader van het aanmeldingssysteem te beantwoorden.

Wie verwerkt uw persoonsgegevens?

AGODI en de schoolbesturen treden op als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken. Ieders verantwoordelijkheden zijn vastgelegd in een onderlinge overeenkomst. De gegevens worden verwerkt op basis van het algemeen belang dat aan de verantwoordelijken is opgedragen. 

FrontForce NV is verwerker voor AGODI die instaat voor ontwikkeling, beheer en onderhoud van het systeem en de software.

Als u algemene vragen hebt over de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken, kunt u contact opnemen met de initiatiefnemer van de aanmeldingsprocedure door te mailen naar helpdesk@scholennoorderkempen.be. U kunt daar ook terecht met opmerkingen en suggesties.

Welke gegevens verwerken we over u en waarom?

In het aanmeldingssysteem verwerken we uw persoonsgegevens. Dat zijn de gegevens die u identificeren of die een band leggen met u als natuurlijke persoon.

Hieronder vindt u een opsomming van de categorieën van persoonsgegevens die we verwerken per categorie van betrokkenen en waarom we deze verwerken:

De ouder:

● Identificatiegegevens: nodig voor identificatie en authenticatie

● Contactgegevens: nodig om contact op te nemen in geval van vragen bij het aanmeldingsdossier, nodig om het resultaat van de toewijzing te kunnen communiceren.

● Gegevens met betrekking tot voorrang (kind van personeel): nodig om een rangorde voor toewijzing te kunnen opmaken: identificatiegegevens van het personeelslid.

Leerling die wenst aan te melden:

● Identificatiegegevens: nodig voor identificatie en authenticatie

● Aanmeldingsgegevens zoals keuze school, gegevens m.b.t. voorrang, bewijsstukken m.b.t. voorrang, gegevens voor ordening: nodig om een rangorde voor toewijzing te kunnen opmaken.

● Resultaat van rangordemotor (toewijzingslijst, toewijzingsbericht, weigeringsdocument): nodig om het resultaat van de toewijzing te kunnen communiceren.

● Inschrijvingsstatus van de leerling: nodig om een actueel zicht te hebben op het aantal geweigerde leerlingen binnen het aanmeldingsinitiatief met het oog op eventuele uitbreidingen van capaciteit. Nodig om ouders een actueel zicht te bieden op de plaats van hun kind op de weigeringslijst.

Andere personen die betrokken zijn bij de aanmeldingen zoals initiatiefnemer, schoolmedewerker, helpdeskmedewerker, additionele personen die de ouder toevoegt:

● Identificatiegegevens: nodig voor identificatie en authenticatie

● Gegevens met betrekking tot voorrang (broer/zus op dezelfde school): nodig om een rangorde voor toewijzing te kunnen opmaken: identificatiegegevens van de broer of zus.

Alle gegevens kunnen ook gebruikt worden in het kader van evaluatie en monitoring van het aanmeldingssysteem. 

Foute gegevens

Het kan zijn dat de informatie die u terugvindt in het aanmeldingsportaal onjuist, verouderd of onvolledig is.

De aanmelder of enig ander persoon met toegang tot het dossier kan tijdens de ‘Aanmeldingsperiode’ zijn aanmeldingen wijzigen (vb. een extra school toevoegen, verwijderen of de volgorde veranderen), bijkomende personen toevoegen of andere gegevens aanpassen. Van elke wijziging in het dossier krijgt de aanmelder een bericht via e-mail.

Cookies

We verwerken bij het gebruik van het aanmeldingssysteem ook gegevens door middel van cookies. Cookies zijn kleine gegevens- of tekstbestanden die op uw computer of mobiele apparaat worden geïnstalleerd wanneer u een website bezoekt of een (mobiele) toepassing gebruikt. De cookies die gebruikt worden, zorgen voor een optimale werking van de website of toepassing en worden niet gebruikt voor andere doeleinden.

Hieronder vindt u een overzicht van de cookies die gebruikt worden binnen het aanmeldingssysteem.

1. Authenticatie Cookies

Naam

• OP_Token
• CA_Token
• Verifier_code

2.     2. Technische Dotnet Cookies

 Naam

• OP.Session
• .SP.Session
• AspNetCore.Antiforgery.xxxx

Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?

Volgens de algemene regel mogen we uw persoonsgegevens alleen bewaren tijdens de periode waarin ze noodzakelijk zijn om bepaalde diensten te verlenen.  De persoonsgegevens worden maximaal twee jaar na de aanmelding bewaard. Deze termijn is nodig voor het ordenen, toewijzen en opvolgen van de inschrijving. Na verloop van die verjaringstermijn worden de gegevens verwijderd, tenzij ze van historisch, cultureel of algemeen belang zijn. 

Wie kan uw persoonsgegevens zien?

Er zijn verschillende rollen binnen de applicatie die verschillende rechten hebben wat betreft toegang  tot de persoonsgegevens. Hieronder overlopen hoe de rollen worden toegekend en welke rechten ze uitoefenen.

Beheerder: 

● Wie? Alle scholen van het samenwerkingsverband duiden één of enkele personen aan die de centrale opvolging van het aanmeldsysteem op zich neemt.

● Toegang? Een beheerder kan alle leerlingendossiers inzien en heeft ook toegang tot het digitale logboek.

Helpdeskmedewerker:

● Wie? De helpdeskmedewerker wordt aangeduid door de beheerder.

● Toegang? Een helpdeskmedewerker kan alle leerlingendossiers inzien om vragen van gebruikers bij de aanmelding te kunnen beantwoorden. Het is ook mogelijk dat de helpdeskmedewerker een controle uitvoert op de gegevens mbt de voorrang. 

Medewerker van een school:

● Wie? De medewerker van een school wordt aangeduid door de directeur van een school.

● Toegang? De medewerker kan een eventuele controle uitoefenen op de voorrang broer/zus en/of voorrang voor kinderen van personeel. De medewerker heeft toegang tot de toewijzingslijst op het niveau van de vestigingsplaats van de eigen school met het oog op de verdere inschrijving in de school.

De medewerker ziet niet voor welke andere scholen de leerling zich aanmeldde en welke voorkeurorde.

Directeur van een school:

● Toegang? De directeur kan zien wie beheerder is voor het samenwerkingsverband waar ze deel van uitmaken en kan een medewerker van de school aanduiden. Deze rol heeft geen toegang tot leerlingengegevens.

Applicatiebeheerder AGODI:

● Toegang? Deze rol maakt een nieuw samenwerkingsverband aan en voegt de betrokken scholen toe.

De applicatiebeheerder kan enkel de beheerder(s) per samenwerkingsverband zien, geeft feeback over de kwaliteit aan het aanmeldingsinitiatief en heeft geen toegang tot leerlingengegevens. 

Het is mogelijk dat we voor bepaalde specifieke diensten een beroep doen op derden, die uw gegevens verwerken. We bezorgen uw gegevens aan die verwerkers, zodat ze de dienst in kwestie kunnen verlenen. We oefenen daar op elk moment controle uit. We sluiten met deze verwerkers een verwerkersovereenkomst af in overeenstemming met artikel 28 van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).

Indien deze gegevens gedeeld worden met andere partijen, dan gebeurt dit enkel nadat hiervoor een protocol wordt afgesloten tussen de betrokken instanties, zoals bedoeld in artikel 8 van het decreet betreffende het elektronisch bestuurlijke gegevensverkeer van 18 juli 2018.  Afgesloten protocollen zullen via deze privacyverklaring worden gepubliceerd.

Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?

We nemen de passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot jouw persoonsgegevens te vermijden. Dit omvat minstens volgende beveiligingsmaatregelen: sterk uitgebouwd rollen en rechtenbeheer achter ACM/IDM die de toegang tot de gegevens tot een minimum beperkt, logging, encryptie, performance testen, pentesten, beveiliging van de netwerkinfrastructuur, fysieke beveiliging van het datacenter.

Wat zijn uw rechten?

U hebt verschillende rechten bij de verwerking van persoonsgegevens, met name:

● het recht op inzage in uw persoonsgegevens;

● het recht op verbetering van uw persoonsgegevens;

● het recht op verwijdering van uw persoonsgegevens;

● het recht om uw toestemming in te trekken en het recht om u te verzetten tegen een verwerking.

Elk verzoek dient u te richten naar de initiatiefnemer van de aanmeldingsprocedure. Dit kan per e-mail naar helpdesk@scholennoorderkempen.be. We vragen dan een bewijs van uw identiteit zodat uw gegevens niet worden meegedeeld aan iemand die er geen recht op heeft.

In het beginsel heeft u het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend geautomatiseerd besluit waaraan rechtsgevolgen zijn verbonden of dat de betrokkene in aanmerkelijke mate treft. Het toewijzen van de leerlingen door de ROM is een soort van geautomatiseerde besluitvorming die wel is toegestaan omwille van de decretale bepaling.

-

Klachten

Als u het niet eens bent met de manier waarop uw gegevens worden verwerkt, kunt u verschillende acties ondernemen. U kunt hierover de initiatiefnemer aanspreken via ombudsdienst@scholennoorderkempen.be. Daarnaast kunt u ook steeds een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit, de Vlaamse Toezichtcommissie.

Algemene informatie

We hebben het recht om het beleid te wijzigen en aan te passen. Wijzigingen en aanpassingen melden we altijd via het aanmeldingsportaal.

4. Contactgegevens

-

Het Agentschap voor Onderwijsdiensten (‘AGODI’),  ingeschreven in het KBO met nummer 0316.380.841 en met vestigingsnummer 2.199.317.226 waarvan de administratieve zetel zich bevindt te Koning Albert II laan 15, 1210 Sint-Joost-ten-Node

Contactpersoon van het aanmeldingsinitiatief: Marijn Geerts/ An Helmer/ Nancy Lenaert

Aangeduid door volgende schoolbesturen:

KOBANK, waarvan de administratieve zetel zich bevindt te Nooitrust 4, 2390 Malle, ingeschreven in het KBO met vestigingsnummers 

● 2.154.188.272 (Don Bosco-Mariaberginstituut, Kloosterstraat 70, 2920 Essen)

● 2.154.194.014 (Stella Matutina Instituut, Kloosterstraat 7A, 2990 Wuustwezel)

● 2.154.188.173 (College van het Eucharistisch Hart Essen, Rouwmoer 7, 2910 Essen)

● 2.154.190.153 (Instituut Heilig Hart, Kapellensteenweg 190, 2920 Kalmthout)

● 2.147.534.864 (Sint-Jozefinstituut, Hofstraat 56, 2910 Essen)

Gemeentebestuur Kalmthout, waarvan de administratieve zetel zich bevindt te Kerkeneind 13, 2920 Kalmthout, ingeschreven in het KBO met vestigingsnummer 2.154.242.118 (GITOK Eerste graad, Kapellensteenweg 501, 2920 Kalmthout).

GO! Scholengroep Antwerpen, waarvan de administratieve zetel zich bevindt te Thonetlaan 106 bus A – 2050 Antwerpen, ingeschreven in het KBO met vestigingsnummers

● 2.154.225.092 (GO! Wonderwereld, Hofstraat 14, 2910 Essen)

● 2.154.225.191 (GO! Erasmusatheneum Kalmthout, Ganzendries 14B, 2920 Kalmthout)

● 2.154.225.290 (GO! Irishof, Streepstraat 16, 2950 Kapellen)

● 2.154.225.488 (GO! Technisch atheneum Kapellen, Pastoor Vandenhoudtstraat 8, 2950 Kapellen)

● 2.154.225.587 (GO! Technisch atheneum Kapellen, Sint Catharinastraat 10A, 2940 Stabroek)

APB Provinciaal Onderwijs Antwerpen, waarvan de administratieve zetel zich bevindt te Koningin Elisabethlei 22, 2018 Antwerpen, ingeschreven in het KBO met vestigingsnummer 2.305.342.877 (Provinciaal Instituut voor Technisch Onderwijs, Laageind 19, 2940 Stabroek).

Scholen van de Zusters van Berlaar, waarvan de administratieve zetel zich bevindt te Engelselei 8, 2950 Kapellen, ingeschreven in het KBO met vestigingsnummer 2.154.190.351  (Mater Salvatoris, Engelselei 8, 2950 Kapellen).